2018年4月25日 星期三

Google 日曆教學系列(一)—在自己的日曆中新增別人的日曆

「Google 日曆」是一套簡單易用的個人行程安排工具,除了可以安排個人行程外,透過「Google 日曆」中與他人共用日曆的功能,我們可以即時地知道其他人的忙碌/空閒時間,讓我們更有效率地安排一群人的活動或會議時間。

那我們要如何使用「Google 日曆」的共用功能呢?請依照以下的步驟進行設定喲!

新增他人日曆


首先開啟自己的「Google 日曆」,你可以看到在畫面的左側有一個「新增朋友的日曆」文字框,請輸入你想新增某人日曆的 Gmail 電子郵件地址,然後按下「Enter」鍵(一定要按,否則不會進行下一步!)

在「新增朋友的日曆」文字框中,輸入想新增的某人 Gmail 地址

「Google 日曆」會判斷對方是否有開放日曆的存取權限給你,如果對方沒開放權限,「Google 日曆」就會出現警告文字,通知你沒有權限存取對方的行事曆,同時也會要求你寫一段請求開放權限的文字。輸入完畢之後,請點選「要求提供存取權限」。這時「Google 日曆」就會寄一封權限請求信給對方。

請求對方的授權,可輸入請求文字

提供他人存取權限


對方會收到一封授權請求信件。

請求授權信件

信件打開後,內容包含了剛剛你寫的請求文字,還有接受請求的連結。對方願意開放的話,就點選信中的連結。

點選其中的連結,以進行後續的共用設定

對方點選連結之後,會出現「與特定使用者共用日曆」的對話方塊。在對話方塊中,會出現請求者(你)的電子郵件地址,以及可以指定給請求者權限的下拉式選單。其中的選項包括了:

指定分享者及權限選項
  1. 只能看見是否有空:開放給請求者只能知道你現在有沒有空。
  2. 查看所有活動的詳細資料:請求者除了知道你有沒有空,還可以查看你日曆中所有活動的詳細資訊。
  3. 變更活動:請求者除了可以查看你日曆中的所有活動資訊之外,還可以更改你每一項活動的內容(例如時間、地點等)。
  4. 進行變更並管理共用設定:除了擁有以上的權限之外,還可以幫你分享日曆給其他使用者喲!
日曆提供者可以依據與請求者的合作關係,提供相對應的日曆存取權限。選擇完成之後,請點選「傳送」,「Google 日曆」就會回覆請求者權限已開啟。

傳送權限設定訊息給請求者

接著提供者的畫面會跳到日曆的「設定」,你可以看到在「與特定使用者共用日曆」的區段中,「Google 日曆」已把剛剛的請求者電子郵件及權限都加到清單中。如果你想把「Google 日曆」分享給其他人,可以點選「新增邀請對象」,將被分享者的 Gmail 帳號及權限加入。

在「與特定使用者共用日曆」下,可以看到剛剛加入的請求者及權限

請求者看到他人日曆


你會在自己的信箱中, 看到對方寄給你的確認信件。

權限通知信件

這封信會告知你目前已獲得授權,以及授權的範圍。你可以點選「查看您的日曆」,確認是否已經可以看到對方的日曆。

權限通知信件的內容

在你的日曆中,左下角「其他日曆」會出現剛剛加入的對方日曆(名字前有紫色方塊),而在右側的日曆檢視中,對方的活動也會以相對應的顏色(紫色)表示。

已加入對方的日曆

你只要在「日曆檢視」中,點選對方的活動,就可以看到詳細的資訊喲(前提是對方有授權給你查看活動詳細資料)!

查看對方活動的詳細資訊


結語


只要透過「Google 日曆」與他人共用日曆的功能,朋友、同事、家人之間就可以檢視彼此的行程,相較於以前一個個打電話確認的方式,用「Google 日曆」共享來安排活動、會議時間會比較有效率。請多多善用「Google 日曆」分享的功能,來提昇行程安排的效率喲!






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