2017年5月7日 星期日

重覆的字懶得打,又想省打字時間,怎麼辦?—設定「使用者造詞詞典」,讓你變成打字快手!

前陣子有位朋友在臉書上問:「每天我要回覆成千上百的電子郵件,但回覆每一封的內容中,總會有些重覆的字句,重覆地打實在浪費時間,是不是可以設定類似像快捷鍵的方式,以減少打字的數目呢?」

我想很多朋友不管是回覆電子郵件、繕打文件、製作投影片等等需要文字輸入的工作時,都會遇到類似的問題,輸入的內容中會有重覆的字句,例如公司(或部門)名稱、產品名稱或問候字句(如「感謝您的來信」或「謝謝您購買本公司的產品」)等,如果只有少數一、兩句重覆的話,使用「Ctrl - C」+「Ctrl -V」(複製貼上)大法就可以解決;但是重覆的字句有好幾句以上,前述的方式就不適用了。

幸好這種問題可以透過 Windows 內建「微軟注音」輸入法中的「使用者造詞詞典」功能來解決。在這個功能中,您可以自建常用字句,並對應自訂的捷徑鍵。以後輸入這些常用字句時,就可以輸入對應的捷徑鍵,即可完成輸入,大大降低打字的時間。接下來就為各位介紹如何設定並應用如此好用的功能!

(小提醒:本文範例是以 Windows 10 中的「微軟注音」輸入法做為範例,如果您是用 Windows 7 或 8 的版本,設定方式其實是大同小異喲)

設定「使用者造詞詞典」步驟


首先點選左下角的 Windows 圖示-->點選「設定」圖示。

點選 Windows 圖示,再點選「設定」圖示

在「Windows 設定」中,點選「時間與語言

點選「時間與語言」

點選左邊選單中的「地區與語言」-->點擊「中文(台灣)」-->點擊「選項

點選「中文(台灣)」中的「選項」

點選「微軟注音」-->「選項

點選「微軟注音」中的「選項」

在「微軟注音」中,點選「開啟進階設定

點選「開啟進階設定」

在「微軟注音 設定」中,點選「辭典」標籤 --> 點擊「使用者造詞」按鈕

點選「辭典」中的「使用者造詞」

在「微軟注音使用者造詞工具」視窗中,點選「編輯」選單中的「插入」,以新增新的快捷鍵設定。

點選「編輯」選單中的「插入」功能

在「詞彙編輯」視窗中,請於「詞彙」文字方塊中,輸入你經常需要重覆打字的字句(請注意,在此處輸入的字句必須要超過九個字元,或是字句中有注音打不出來的字,例如標點符號),在本範例中是輸入「感謝您購買本公司的產品,歡迎再次光臨」。接著在「捷徑鍵」中,輸入用來代替這串文字的快速鍵,內容不拘,只要好記即可(我們以「thkp」這四個字作為代表)。輸入完畢後,最後按下「確定」鈕。

設定捷徑鍵

此時我們可以在「微軟注音使用者造詞工具」視窗中, 看到剛才所建立的捷徑鍵內容。如果要讓設定生效,請記得按下「儲存」(磁片圖示)按鈕。

確認後完成後,記得按下「儲存」鈕讓設定生效。

為了確定剛剛的設定是否真的能夠使用,我們先開啟「記事本」來試試(如果你想開 Word 也可以啦)。

開啟「記事本」來測試

此時請先切換到「微軟注音」輸入法,並且設定為中文輸入狀態。接著我們要測試捷徑鍵,要啟動捷徑鍵之前,請先輸入「`」(此鍵在鍵盤左上角,「ESC」鍵的下方),此時會出現提示內容。

按下「`」時會出現的提示內容

接著按下「p」這個鍵,以啟動「詞語快速輸入」功能,然後輸入剛剛設定的捷徑鍵「t」「h」「k」「p」,最後按下空白鍵。

接著依序輸入「p」「t」「h」「k」「p」

按下空白鍵後,剛剛設定的詞彙就會出現在記事本中,表示我們的設定成功了!最後請按下「Enter」鍵來完成最後的輸入。

輸入成功!

 結語


透過「微軟注音」輸入法中的「使用者造詞詞典」功能,我們可以針對經常使用的文句,透過捷徑鍵設定,來大幅減少我們重覆輸入的次數,這樣我們就可以把節省下來的文書作業時間,運用在更有價值的事情上。如果您是「微軟注音」輸入法的使用者,不妨試著建立自己的重覆文句捷徑鍵,以節省工作時間喲!

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